בחברה המודרנית, כאשר כל דקת זמן מוערכת, שיחות טלפון הפכו לצורת התקשורת הנפוצה ביותר בקרב אנשים. חברים ומכרים, קרובי משפחה וחברים מתקשרים בעזרת תקשורת טלפונית, מתנהל משא ומתן עסקי. איך לדבר בטלפון בצורה נכונה?
הכללים הבסיסיים שיש להקפיד עליהם בעת שיחה בטלפון צריכים להיות זהים לכל העובדים:
- ענה על כל השיחות הנכנסות.
- הרם טלפון מיד לאחר השיחה, מבלי לאלץ את הלקוח להתקשר למתקן במשך שעות.
- בעת מענה לשיחה, אל תשכח לומר את ברכתך, תן שם לארגון והציג את עצמך.
- אם המתקשר לא מציג את עצמו, גלה בנימוס את השם והפטרונים עם הביטוי: "איך אוכל ליצור איתך קשר?"
- אתה צריך לדבר בטלפון בצורה נכונה, מנסה לא לאפשר ביטויים בשיחה: "מה אתה צריך", "אין אף אחד", "אני לא יודע כלום." זה מערער את יוקרתו של המוסד וגורם ליחס מעורפל לעובדים, מה שגורם להם לפקפק ביכולתם המקצועית.
- עקוב אחר ההגייה, האינטונציה וקצב הדיבור שלך וודא שהמתקשר מבין אותך היטב.
- אם במהלך שיחת טלפון קו הטלפון השני מופעל, עליך להתנצל בפני המנוי הראשון, להרים את השפופרת ולהודיע למנוי השני שאתה עסוק. הקפד לשאול אותו אם הוא מצפה או שתתקשר אליו מאוחר יותר. רק אז המשיכו בשיחה עם המנוי הראשון.
- אם המתקשר מבקש עובד שנעדר כרגע, דאג להתנצל ולציין את המועד בו הוא יהיה במקום העבודה.
- הקשיבו היטב למנוי, נסו לא להפריע או להתווכח איתו. זו הדרך הטובה ביותר להשיג את המידע הדרוש מבן השיח.
- בסוף השיחה תודה על השיחה.
יש דקויות כאשר מנהלים שיחות טלפון עם חברים ובני משפחה. אל תשכח מכללי הצורה הטובה. לפני השיחה עצמה, פסיכולוגים ממליצים לערוך משפט היכרות אחד או שניים, ורק אז להמשיך בשיחה. שאל חבר אם יש לו זמן פנוי לדבר בטלפון. על פי כללי הנימוס, השיחה צריכה להיעצר על ידי מי שהתקשר.
אם אתה מקיים את ההנחיות הפשוטות הללו, אז שיחות טלפון יהיו דרך נהדרת עבורך לתקשר עם אנשים רבים.
