כאשר מקבל עבודה, אדם חושב על העובדה שהמידע שהוא עבד זמן מסוים בכל מקום הוזן בספר העבודה שלו. לאור זאת נשאלת השאלה כיצד לערוך נכון ספר עבודה.
כיום יזמים שאינם יחידים יכולים לנהל ספר עבודה. יתרה מכך, יש לבצע רישום בספר העבודה עבור כל עובד שעבד אצלו לא יותר מחמישה ימים. המצב פשוט יותר באותם מקרים בהם אדם מקבל עבודה לראשונה בארגון נתון. במקרה זה, על היזם לוודא כי לעובד יונפק ספר עבודה על בסיס כללי. ומה עם אלה שעובדים הרבה זמן, ולא נרשמו שום ספר בספר העבודה. במקרה זה, יש לציין בספר העבודה את שמו המלא של הארגון או לציין את מספר ה- TIN ומספר הרישום, אם מדובר ביזם פרטני. גם אם העובד הועסק לפני זמן רב, יש לציין את התאריך בפועל. לדוגמא, אם אדם עובד אצלך מאז 2000-10-01, עליך לציין תאריך מסוים זה, מכיוון שהדבר משפיע על האינטרסים של העובד. אם העובד לא מספק, מכל סיבה שהיא, את ספר העבודה הישן שלו, אין צורך להקים ספר נוסף, מכיוון שיש לו עדיין את ספר העבודה הישן. מדובר בהפרה מינהלית שבגינתה מוטל קנס.
במקרה זה, עדיף לערוך מעשה המציין כי ברצונך להוציא ספר עבודה בהתאם לכל הכללים, אך אינך יכול לעשות זאת, בשל העובדה שהספר לא סופק. המעשה חייב להיות חתום על ידי עדים. עם זאת, לעתים קרובות יותר מאשר העובדים מנסים לספק את ספר העבודה שלהם, מכיוון שהוא באינטרסים שלהם. אם עובד עובד אצל יזם בפעם הראשונה, יש צורך שהוא יערוך ספר עבודה ויוציא אותו.
יש לזכור לגבי:
1. וודא שלחברה שלך יש את האספקה הדרושה של טפסים של רשומות עבודה.
2. ברישומי ספר העבודה, יש להציג את שם המיזם או את מספר הרישום של היזם הבודד.
3. וודאו שמספר הרישום של המעסיק מצוין גם בהסכם העבודה.
4. ציין את התאריך בפועל בו האדם התחיל לעבוד אצלך.
5. פעל לפי הכללים לחישוב משך השירות של עובד.
