יש מכתבים שמסתיימים בצורה כה מעורפלת עד כי הנמען נבוך: הוא צריך לקרוא מחדש את הטקסט כדי להבין את המהות. בגלל חוסר זמן, הנמען עשוי לזרוק את המכתב או לעשות משהו כדי להסיח את דעתו ולא להתעמק יותר במצב המוצהר. סיום ברור, תמציתי ומוכשר מדגיש כבוד לקורא ועוזר להשיב במהירות לבקשה או דרישה.
הוראות
שלב 1
ציין את מה שרצית לומר בשלוש נקודות. נראה כי המחשבות מוצגות בצורה ברורה, אך תפיסת המידע תלויה במצב הקורא. לכן, קראו מחדש את הטקסט וכתבו שלוש מחשבות עיקריות בנפרד. אלה יכולים להיות עובדות, תאריכים, שמות וכו '. אין צורך ברגשות כאן, כתוב בקצרה, בכמה מילים, כי אתה רק צריך לסכם, להיזכר בעיקרים.
שלב 2
רשמו שלוש פעולות עבור מקבל הדוא ל. התגובות של אנשים יכולות להיות בלתי צפויות. נראה לך שאפשר להגיב באופן חד משמעי למידע המוצג, אך אדם עושה זאת בהתאם להרגלים ולכוונות האישיות. אם לא תציין בבירור מה אתה מצפה מהקורא, הוא לא יבין ולא יגיד שהוא לא הבין.
שלב 3
סדר את הרשימה מהשלבים הקודמים לפי סדר חשיבות יורד. סיום המכתב מזכיר לעיתים את המילה האחרונה בישיבת בית המשפט: הרושם של מקבל המכתב, מסקנות ותוצאות תלויות בכך. הסר פריטים מהרשימה שניתן להשמיט מבלי להתפשר על משמעות ההודעה. הצב את הרשימה הקצרה שנותרה בסוף המכתב כדי שהקורא לא יפספס שום דבר.
שלב 4
ציין את מסגרת הזמן. אם אתה מחכה לתגובה על המכתב, הקפד על ציפיותיך. יש אנשים שיש להם נטייה להתעכב עד האחרון, ולכן ציון זמן מסוים לא יכול להיות מיותר.
שלב 5
השאר את פרטי הקשר שלך. הכתב שלך אמור להיות מסוגל למצוא במהירות את הטלפון שלך. צפה במצבים כאלה, ולמקרה כלשהו, כלול את המידע הדרוש במכתב, גם אם אתה בטוח שיש למקבל אותו.
שלב 6
היה מנומס, תגיד משהו נחמד, תודה על הזמן שלך. הנמען יגיב ברצון רב יותר ויצור קשר מהר יותר אם המכתב ימצא חן בעיניו או ימנע ממנו חוויות לא נעימות.
שלב 7
הקפידו לחתום על ההודעה בשמכם: זה יוצר תחושה של תקשורת אמיתית. חשוב שהאדם יתמקד בתשובה וייקח אותה באחריות. הוביל לדוגמא ואנשים יתייחסו אליך באותה צורה.
