עבודות ארכיוניות קמו בקשר לצורך באגירת מידע, שיטור ואחסון מידע. אך קודם כל, הארכיונים נוצרו כדי לענות על צרכי הרשויות והאזרחים בקבלת המידע האבוד, שנשמר בקפידה בארכיון. כאשר יש צורך לשחזר מידע על קרובי משפחה, מידע בעל אופי חברתי-משפטי או אחר, יש צורך לכתוב בקשה לארכיון המתאים.
הוראות
שלב 1
בארכיונים יש כללים מסוימים לעיבוד בקשות של אזרחים, גורמים משפטיים ורשויות, ולכן המפתח להצלחה הוא קיום כללים פשוטים. ראשית, הבקשה חייבת להכיל מידע על השולח. לאדם זה שם המשפחה, השם הפרטי והפטרונימי, לארגון - השם והפרטים המזהים.
שלב 2
שנית, בטקסט הבקשה עליכם לציין את כתובת ההחזרה שלכם, אחרת עובדי הארכיון פשוט לא יוכלו לשלוח לכם תגובה.
שלב 3
שלישית, יש צורך לנסח את שאלתך בצורה ברורה ככל האפשר. אם אתה מתכוון לאסוף מידע על אבותיך, אינך צריך לתאר בפירוט את ההיסטוריה של משפחתך. אין צורך לנסח משאלות מעורפלות; יש לשים לב במיוחד לניסוח השאלה. העובדה היא שעל פי כללי העבודה עם ערעורים ובקשות של אזרחים וארגונים, בקשתך תעבור קודם כל לראש הארכיון לצורך בחינה. הראש יקבע את סיווג הנושא: גנאלוגי, נושא או חברתי-משפטי. על פי אופי הבקשה, מנהל הארכיון יעביר אותה למחלקה המתאימה לביצוע. ברור שככל שהנוסח מעורפל יותר, כך גדל הסיכוי לזיהוי שגוי של אופי הבקשה ומינוי המוציא לפועל. הבקשה "תעבור" ממחלקה למחלקה, ובינתיים תחכה לתשובה.
שלב 4
לבסוף, יש צורך להגדיר את היקף המידע המבוקש, למשל כרונולוגי או טריטוריאלי. אין טעם לבקש למצוא את כל שמותיך, עליך לציין את התקופה הכרונולוגית ואת הגבולות הטריטוריאליים למציאת קרובי משפחתך.
