לעיתים קרובות בעבודה אנו עומדים בפני מצב בו יש צורך לציין את הזמן המושקע בכל משימה. זה עוזר לא רק להנהלה שלנו לדעת מה עשינו בשלב זה או אחר, אלא גם עוזר לנו לתכנן את זמננו בצורה יעילה יותר.
הוראות
שלב 1
הדרך הקלה ביותר לציין את שעות העבודה היא לרשום אותם כל יום במחברת. לשם כך עדיף שיהיה מחברת או יומן מיוחדים. רשום את הזמן שנדרש לביצוע כל משימה, גם אם זה נראה חסר משמעות. לאחר מכן, כל דבר קטן יכול לעשות שינוי גדול.
שלב 2
אם בעבודה אינך צריך למלא את הטבלה "מעקב זמן", עדיין כדאי לקמפל ולמלא טבלה כזו בעצמך. הדרך הנוחה ביותר לעשות זאת היא ליצור מסמך ב- Word או טבלה ב- Excel. בואו נראה כיצד ניתן לציין נכון את זמן ההפעלה.
שלב 3
פתח את הטבלה בה עליך לציין את שעות הפתיחה. ככלל, מדובר בטבלת "אקסל". בדוק את הפריטים שיש למלא. אם אין פריטים שהוגדרו מראש, צור אותם בעצמך, למשל, "זמן עבודה", "פרויקט", "עבודה שהושלמה". מלא את הפריט "זמן עבודה" על ידי רישום העמודה הראשונה בעמודה הראשונה את משך הזמן שהשקעת לפתרון הבעיה הראשונה. עבור לטור השני של העמודה השנייה, שם ברצונך לרשום את הפרויקט הספציפי שעבדת עליו. בדרך כלל מדובר בפרויקט גדול שהמשימה שלך הייתה חלק ממנו. הפריט יכול להיקרא "פרויקט". בעמודה השלישית עליך לתאר בקצרה, ב 2-3 מילים, את העבודה שביצעת. טור זה יכול להיקרא עבודה שהושלמה.
שלב 4
מלא את הטבלה מדי יום כדי שתוכל לנתח את תוצאותיה בסוף השבוע או החודש. כדי שתוכלו לראות כמה זמן הקדשתם באופן כללי לפתרון בעיה מסוימת ובעתיד, אולי, להתאים את עלות זמן העבודה שלכם.
שלב 5
כשאתם ממלאים טבלה זו בעבודה, אל תשכחו לשלוח אותה להנהלתכם בזמן. יתכן שתידרש לדווח על בסיס חודשי, שבועי או יומי. תכנן את הזמן בו תעסוק במילוי הטבלה כדי שלא יסיח את דעתך מעבודתך.
שלב 6
זכרו שמילוי טבלה שכזו מועיל לא רק לעובדי משרד, שלעתים קרובות נאלצים למלא אותו. היא גם מארגנת באופן מושלם את הזמן של נציג של כל מקצוע.
