בכל משרד ובייצור עובדים לעיתים קרובות עובדים עם סוגים שונים של מסמכים, ולכן היכולת לערוך מסמכים רשמיים ועסקיים נחוצה לכולם. יחד עם זאת, ישנן דרישות כלליות שיש לעמוד בהן בעת עריכת מסמך כלשהו - מכתב עסקי, הזמנה, תפקיד, הוראות וכו '.
הוראות
שלב 1
התחל לנסח את המסמך על ידי הבהרת היתכנותו ומגוון הנושאים שיש לפתור. זה יעזור לך לקבוע את סוג המסמך וצורתו, שקובעים במידה רבה את אופי וסגנון הצגת התוכן שלו.
שלב 2
סקור את החוקים והתקנות הממשליים והסוכנויות השולטים כיצד מטפלים בנושאים אלה. זהו שלב חשוב מאוד, המציג את האוריינות שלך ומאפשר לך לערוך מסמך העונה באופן מלא על הנוהל שנקבע לעיבוד ופתרון בעיות עבודה. זה יעזור גם לקבוע את המוען, את הגוף המאשר והתיאום ולהבטיח את תוכן המסמך הזה ואת צורת הכשירות שלו בארגון זה.
שלב 3
למד את הטקסטים של המסמכים המינהליים והרגולטוריים כך שהמסמך הנרקם לא יתנגש איתם, לא ישכפל אותם. לשם כך יש צורך במאגר אלקטרוני של מסמכים כאלה.
שלב 4
אסוף מידע על היתרונות של הנושאים שיש לפתור, ערוך טיוטת מסמך. בעת שרטוט, השתמש בטקסטים של סטנסיל וביטויים וביטויים סטנדרטיים המשמשים באופן מסורתי במסמכים עסקיים. חקור מסמכים אחרים שפותחו בארגון שלך או במערכת ארגונית של עמיתים וקח את סגנון הכתיבה שלהם כבסיס.
שלב 5
הטקסט העיקרי של המסמך נועד לגרום לפעולה כלשהי, לשכנע. זה חייב להיות מנומק והגיוני. יש להקפיד על הנוסח מבחינה משפטית. מלכתחילה עומדות הדרישות למהימנות והאובייקטיביות של המידע המוצג. הטקסט צריך להיות מדויק ואינפורמטיבי ותמציתי ככל האפשר. מטבע הדברים, לא צריכות להיות בה שגיאות דקדוק, פיסוק או סגנון. במקרה שבמסמך אתה מזכיר מידע הכלול במקור או במסמך אחר, עליך לציין את כל תפוקתו.
שלב 6
ערוך את טיוטת המסמך ותיאם אותו עם אותם אנשים המוסמכים לכך. לאחר מכן, ערכו את המסמך בהתאם לנורמות המקובלות וחתמו עליו.
