מסיבות עיתונאים הן מרכיב חשוב בפעילות יחסי הציבור של כל חברה. בזכותם התקשורת והציבור המעוניין יכולים לקבל מידע עדכני ממש ממקור ראשון מהנציגים הרשמיים של ארגון מסוים, והנהלת חברות יכולה להביע את עמדתן בנושאים החשובים ביותר עבורם. אך כדי שמסיבת העיתונאים תביא תוצאות טובות באמת, עליה להיות מסודרת כהלכה.
הוראות
שלב 1
אם אמון עליכם לארגן ולערוך מסיבת עיתונאים, קודם כל, קבעו איזו מטרה תרצו להשיג: ספרו על כל הצלחה של החברה שלכם, הפנו תשומת לב ציבורית לבעיה כלשהי, הציגו אדם ציבורי מסוים באור מנצח וכו ' פ. לאחר מכן בחר מקום ושעה למסיבת העיתונאים. יש לזכור כי פעילויות אלו נעשות בצורה הטובה ביותר באמצע שבוע העבודה (שלישי-רביעי-חמישי) בשעות הבוקר או אחר הצהריים, אך לא יאוחר משעה 16:00.
שלב 2
בחר מקום לקיום מסיבת עיתונאים על סמך היכולות הארגוניות של החברה שלך ומספר המוזמנים המתוכננים. שימו לב כי נדרשים מקומות ישיבה לחברי העיתונות. וודאו מראש כי ישנם מיקרופונים בחדר, מסכי הקרנה (במידת הצורך) ומקום פנוי להתקנת מצלמות טלוויזיה.
שלב 3
ערכו רשימה של מדיה וארגונים שאת נציגיהם תרצו לראות באירוע שלכם. הכן ושלח הודעות לעיתונות והזמנות לפחות שבועיים לפני האירוע המתוזמן שלך. רצוי, לאחר שנשלחו ההזמנות, להתקשר באופן אישי עם הנמענים וללמוד על החלטתם להגיע או לא להגיע למסיבת העיתונאים. לפיכך, לא רק תציין את מספר האורחים העתידיים, אלא תזכיר בנוסף את האירוע שלך אם אנשים שכחו ממנו או לא קיבלו את הודעתך לעיתונות.
שלב 4
הכן את חומרי המצגת הדרושים לכל משתתפי מסיבת העיתונאים העתידית. ערכת משתתף כוללת לרוב העתק מההודעה לעיתונות, רשימת פקידים אשר ידברו במסיבת העיתונאים עם שמותיהם ועמדותיהם המלאות, סדר יום (סדר ונושאי נאומים), חומרי פרסום וקידום מכירות. זה נראה הרבה יותר טוב אם כל חומרי המצגת עבור כל משתתף מעוצבים כסט אחד בתיקייה ארגונית עם לוגו הארגון.
שלב 5
אם אתם מתכננים להציג הסמכה למשתתפים, הודיעו להם מראש על כך וספרו להם אילו נתונים אתם זקוקים לה (שם, תפקיד, פרטי דרכון וכו '). הכן מראש תגי שמות לכל המשתתפים והקלפים שיונחו על השולחנות עם ציון השמות והכותרות לדוברים. אם מסיבת העיתונאים מתוכננת לזמן ממושך מספיק, וודאו שהתנאים למשתתפיה נוחים: מזנון עם משקאות וחטיפים, חדרי עישון ושירותים, קבע זמן להפסקות מנוחה.
שלב 6
לאחר מסיבת העיתונאים, הקפידו לפנות למערכת העורכים של המדיה המשתתפת ולשאול על החומרים שיוצרו בעקבותיה. בקש עותקים של פרסומים אם לא הוסכם קודם לכן.
