הודעה טלפונית היא הודעה קצרה אך חשובה הנשלחת באמצעות הטלפון. לפיכך, לרוב הם מודיעים על קיום פגישות, פגישות, פגישות. ההודעה הטלפונית עשויה להכיל גם הזמנה דחופה מהראש. הודעות טלפון נכנסות, שאתה מקבל, ויוצאות, שאתה מעביר. לשני הסוגים עיצוב דומה.
הוראות
שלב 1
בפינה השמאלית העליונה של דף נייר, הצב את השם המלא של הארגון שלך ובמידת הצורך את שם היחידה המבנית, למשל "הנהלת העיר נ '". ומחלקת החינוך.
שלב 2
בפינה השמאלית העליונה, כתוב את מקבל ההודעה הטלפונית. ציין את המיקום, שם המשפחה וראשי התיבות של האדם: "מנהל בית הספר מספר 37 איבנוב השני". אם יש מספר מוענים, אין צורך לציין את שמות המשפחה: "מנהלי בתי ספר בעיר נ '". צרף רשימה מלאה של מוסדות שאליהם נשלחה להודעה הטלפונית.
שלב 3
שתי שורות למטה, מקם את המילה "טלפונוגרמה" ואת המספר הסידורי שלה. לקבלת הודעה טלפונית יוצאת, אנא ציין את תאריך הידור להלן.
שלב 4
לאחר מכן מופיע הטקסט האמיתי של ההודעה הטלפונית: "ב- 22 בפברואר, בשעה 17.00, תתקיים פגישה במחלקת החינוך בנושא שיפור פעילויות בתי הספר בעיר. הנוכחות של מנהלי בתי הספר היא חובה בהחלט. " בעת הכנת הטקסט של הודעה טלפונית, הימנע ממילים וביטויים שקשה להבין אותם באוזן וקשה לבטא. זכרו שההודעה צריכה להיות אינפורמטיבית וקצרה - לא יותר מ -50 מילים.
שלב 5
בעת העברת הודעה טלפונית, הגה מילים בצורה ברורה, במיוחד כתובות, שמות משפחה, שמות ופטרוניקים של אנשים, שמות רחובות, תאריכים ושעות אירועים. בסוף, הקפידו לקרוא את הטקסט שוב וודאו כי בן שיחו רשם הכל כהלכה. הקשיב היטב כשאתה מעביר הודעה בטלפון. אם יש לך שאלות, הבהיר אותן מיד.
שלב 6
מתחת לטקסט הראשי, עמדתו, שם המשפחה וראשי התיבות של ראש החתום על ההודעה הטלפונית: "ראש מחלקת החינוך פטרוב פ.פ." על המסמך היוצא להכיל גם את חתימתו האישית.
שלב 7
בתחתית העמוד, הזן מידע על העובדים שעבדו עם ההודעה הטלפונית. בדרך כלל מוצבים בצד שמאל המיקום, שם המשפחה וראשי התיבות של מי ששלח את ההודעה, את מספר הטלפון של המשרד שלו, כמו גם את תאריך ושעת ההעברה. מימין מידע אודות האדם שקיבל את המסמך: תפקיד, שם משפחה וראשי תיבות, מספר טלפון, תאריך ושעת קבלה.
שלב 8
הודעה טלפונית יוצאת נערכת בעותק אחד ומאוחסנת בתיקיה מיוחדת. עדיף שתהיה הודעה נכנסת בשני עותקים: אתה נותן את הראשון למנהל לעבודה נוספת, ואת השני אתה מכניס לתיקייה לשמירה.
