קיום פגישות הוא חלק חשוב מפעילותם של ארגונים משותפים, ציבוריים, חברתיים ואחרים. הפגישה, במקרים מסוימים, עשויה אפילו להיות הגוף השולט ביותר. לשאלות שנחשבות בה יש חשיבות שונות, אך קבלתן תלויה לרוב במספר הנוכחים. תוכלו להודיע לכל המתעניינים על הפגישה הקרובה באמצעות הודעה.
הוראות
שלב 1
טקסט המודעה בדרך כלל אינו גדול במיוחד, ולכן גיליון A4 נייר כתיבה רגיל יספיק למקומו. עדיף להשתמש בנייר לבן לשם כך, מכיוון שהאותיות עליו ייראו מנוגדות יותר, מה שיהפוך את הטקסט לקריא ואת המודעה עצמה תורגש.
שלב 2
שקול את טקסט המודעה שלך. המשימה שלך היא להחזיק אותה קצרה, אך עשירה באופן אינפורמטיבי. חשוב מה עדיף להשתמש בפריסת הגיליון - דיוקן או נוף, איזה גופנים. זכור כי הטקסט אמור להיות קל לקריאה ממרחק מסוים, ושכדי שיהיו שוליים כדי להדגיש אותו באופן חזותי ולמשוך תשומת לב.
שלב 3
כתוב את הכותרת "הכרזה" באותיות גדולות והדגיש אותה בצבע, רצוי באדום. בחלק הכותרת ציינו מידע על התאריך, המקום והשעה של האירוע, הנושא אליו הוא מוקדש. במידת הצורך, ציין את האנשים שביוזמתם היא מכונה וצורתם. ניתן לקיים את הפגישה בצורה של נוכחות, הצבעה נעדרת, או בצורה מעורבת.
שלב 4
אם האסיפה מתקיימת בצורה של הצבעה נעדרת, אנא ציינו בטקסט את המועד האחרון לקבלת תוצאות ההצבעה ואת המקום בו יתקבלו.
שלב 5
בחלקו העיקרי של טקסט ההודעה, כתוב בפירוט את סדר היום של הפגישה הקרובה ובמידת הצורך את הליך ההיכרות המקדים עם החומרים והמידע שיידונו בה. ציין מקום וכתובת שבהם תוכל לצפות וללמוד מסמכים וחומרים שיידונו על סדר היום של הפגישה הקרובה.
שלב 6
שימו לב כי בחלק מהמקרים הליך עריכת הישיבה כרוך בהודעה אודותיה לתקופה מסוימת מיום מינויו. זהו תנאי שמבטיח את הלגיטימיות של אירוע זה. לעיתים מסדר ההחזקה משתמע גם כי יש לשלוח את ההודעה על הפגישה לכתובת כל הגורמים המעוניינים בדואר רשום, וכן לפרסם בתקשורת.
