בכל עמותה ציבורית או מקצועית יש גוף שלטוני שעל התדירות המצוינת באמנתו, לכנס את כל הגורמים המעוניינים לקיים ישיבות דיווח ובחירות. הכניסה לישיבות כאלה פתוחה לכל חברי חברה נתונה או נציגים מקבוצות משתתפים, ובכך לממש את זכותם להשתתף בפעילותה.
הוראות
שלב 1
חשוב על סדר היום של הפגישה. מכיוון שהדיווח והבחירות הם אחד הנושאים החשובים, צפוי שיעור ההצבעה במקרה זה להיות מקסימאלי. לכן, בנוסף לנושאים אלה, תוכלו לכלול על סדר היום נושאים דחופים אחרים עליהם תדברו עם חברי העמותה שלכם. החליטו על הזמן והמקום בו תתקיים הדיון וישיבת הבחירות. החדר בו הוא מתוכנן להתקיים חייב להיות ציבורי ומרווח מספיק כדי להכיל את כולם.
שלב 2
הודיעו לכל הגורמים המעוניינים על דיון וישיבת הבחירות. לשם כך עליך לשלוח הזמנות עם ציון סדר היום, תאריך ומקום הפגישה. פרסם הודעות עם מידע זה במקומות בהם ניתן לראות את המספר הגדול ביותר של חברי העמותה. הצב מודעה כזו בתקשורת ובטלוויזיה, במידת הצורך.
שלב 3
דאגו שתתחיל הרשמת המשתתף כחצי שעה לפני תחילת הפגישה. הקצה מספר מספיק של רשמים, כך שעד תחילת האירוע, לכל המצטרפים תהיה הזדמנות להזין את הנתונים האישיים שלהם. בדרך כלל, זהו שם המשפחה, השם והפטרונימי, הארגון או היחידה המבנית שלו, כתובת מקום הרישום או המגורים, פרטי התקשרות.
שלב 4
בחר את היושב ראש ומזכיר האסיפה. לידיעתך, לא ניתן לבחור כיו"ר הגוף הנבחר שלך כיו"ר האסיפה. במידת הצורך, אם הוא מסופק על ידי המסמכים הסטטוטוריים, בחרו ועדת אישורים, אשר בודקת את סמכויות הצירים, אם הם נבחרים מקבוצות של חברי העמותה.
שלב 5
על המזכירה לשמור את הפרוטוקול. בפרוטוקול יש לשקף את מספר הנציגים או חברי העמותה שנכחו באסיפה, שנבחרו ליו ר, מזכיר ועם תוצאות ההצבעה.
שלב 6
יו ר הגוף הנבחר מדווח על העבודה שנעשתה. בפרוטוקול, יש לשקף את ההצבעה הכוללת באמצעות הערכה - האם הוא מוכר כמספק או לא. על הפגישה לשמוע הצעות להרכב חדש של הגוף הנבחר, לדון ולהצביע על כל מועמד בנפרד. רשום את תוצאות ההצבעה בדקות.
שלב 7
לאחר שנדונו כל הנושאים שתוארו בסדר היום, על ראש הישיבה לסגור אותה ולחתום על פרוטוקול הישיבה יחד עם המזכירה.
