התכתבות עסקית היא מרכיב הכרחי בפעילות הייצור של כל ארגון, מיזם, חברה. כמו כל הליך אחר, הוא מוסדר. דרישות מסוימות מוטלות על תוכן ועיצוב מכתב רשמי.
הוראות
שלב 1
ראשית כל, קרא את GOST R 6.30-2003, המתאר בפירוט את כל הדרישות לתכנון מכתב רשמי, גדלי גופנים ושוליים מוגדרים.
שלב 2
כתוב את המכתב הרשמי על נייר המכתבים של הארגון שלך. עליו לכלול את שמו המלא, פרטי הבנק והמשפט, מספרי יצירת קשר, כתובת דואר אלקטרוני רגילה.
שלב 3
בפינה הימנית העליונה, ציין את שם המשפחה, השם הפרטי והפטרונימי של הנמען, תפקידו ושם הארגון. כתוב את כתובת הדואר המפורטת של הארגון המקבל, הקפד לציין את האינדקס.
שלב 4
בשדה השמאלי העליון, בדרך כלל יש מקום למספר הרישום היוצא של מכתב זה ולתאריך רישומו. עליכם לכתוב שם גם את נושא המכתב. יש לציין אותו בצורה קצרה, במשפט אחד. ציון הנושא יעזור לנמען שלך לקבוע במהירות את ביצוע המכתב ולהחליט מי יופקד על הכנת החומרים אליו ועל התשובה.
שלב 5
כל מכתב, אפילו רשמי, מתחיל בברכה. רצוי שהוא יכיל את שמו המלא ואת פטרונו של הנמען. התחל את ברכתך במילה "יקר". השם והפטרון של הנמען, אם אינכם מכירים אותו באופן אישי, תוכלו תמיד לברר באינטרנט או להתקשר לחברה בה הוא עובד. אל תזניחו את זוטות זו, שכן חשוב לכם כבר מהביטוי הראשון לנצח את האדם שבשמו אתם כותבים את המכתב.
שלב 6
בפסקה הראשונה, לפני הצגת התוכן העיקרי של המכתב, ערוך הקדמה קצרה - הזכיר למוען את הנסיבות הקודמות, ספק נתונים סטטיסטיים או מידע רקע אחר שיהיה נחוץ לו כדי להבין טוב יותר את מהות המסר שלך. פיסקת ההיכרות הראשונה צריכה להתחיל במילים: "במקביל אנו שולחים אליך …", "על פי ההסכמות שהושגו …" או "בשל העובדה ש …" וכו '.
