ניתן לחתום על מסמכים בכמה דרכים. תכנונו תלוי בסוג המסמך והוא נקבע על פי תקני המדינה לתיעוד הניהול ולחוקים הפדרליים.
המילים "חתימה" ו"רשימה "הן פרונימויות, כלומר מילים מאותו שורש, הדומות בצליל. חתימה היא איות בכתב יד של שם משפחה, סימן אישי לאישור מסמך, הוא אינדיבידואלי כמו טביעת אצבע. ללא חתימה, המסמך נחשב כפסול. לעומת זאת, ציור הוא ציור נוי או עלילה המקשט קירות, כלים, בדים וכדומה. לדוגמא, ציור "תחת Khokhloma". הביטוי "תחת חתימה" בחקיקה משמש במשמעות הפועל "סימן". פקסימיליה (fac simile - עשה משהו כזה) היא חותם, קלישאה, בעזרתו משוחזרת החתימה בכתב ידו של אדם החותם על מסמכים רבים. היא מובטחת בכמויות גדולות של אותם ניירות שאינם מרמזים על אחריות מהותית - אישורים, מכתבים. פקסימיליה מבוקשת בחברות עם זרימת עבודה גדולה, שם המנהל אינו מסוגל לשים חתימה אישית על כל הניירות. על פי הקוד האזרחי של הפדרציה הרוסית, לתעודות פקסימיליה יש תוקף משפטי. פקסימיליה אינה מומלצת לשימוש במסמכים רשמיים. על פי החוק אסור לשים קלישאות על כמה מסמכים של דיווח קפדני. האדם שם את החתימה על המסמך באופן אישי. פקסימיליה יכולה להימסר על ידי כל אדם המוסמך לעשות פעולה כזו. הנוהל לאחסון ושימוש בקלישאות בארגון נקבע בדרך כלל באקט מקומי - תקנות, הוראות. הוא מפרט רשימת מאמרים שעליהם ניתן להדביק פקסימיליות ומזהה אדם או קבוצת אנשים שתפקידם כולל להבטיח את בטיחות הקלישאה והשימוש בה. בנוסף, נקבעת אחריות בגין הפרה של צו זה. עם התפתחות הטכנולוגיה האלקטרונית הופיעה חתימה אלקטרונית. מסמך דיגיטלי שנחתם בחתימה כזו מוכר במקרים בהם לא נדרש לערוך מסמך על הנייר. נושאי השימוש בחתימות אלקטרוניות מוסדרים בחוק הפדרלי "על חתימות דיגיטליות אלקטרוניות".
