אם הארגון שלך מונה או ממונה כאחראי לקיום ועידה מדעית, זו לא רק תפקיד מכובד, אלא גם עבודה ארגונית נהדרת, שבה יש לקחת בחשבון את כל הדברים הקטנים.
הוראות
שלב 1
הקים ועדה מארגנת של הכנס, שהרכבה ייקבע על פי צו. קבע יו ר שיוביל ויתאם את חברי הוועדה. קבע את מועד הכנס ותנאי הוועדה שהוקמה. בהזמנה, שקף כיצד תשלם עבור העובדים שהם חבריו. שלח את ההודעה על הכנס ובנספח ציין את הדרישות לדיווחים, את כמות התקצירים ואת המועד האחרון להגשתם.
שלב 2
החלט על מקורות המימון, זה יכול להיות מימון ממוקד מהתקציב, למשוך חסות וכספים של משתתפי הכנס עצמם.
שלב 3
שלח הזמנות לכל משתתפי הכנס הפוטנציאליים ולתכנית הכנס המתוכננת. החליטו על מספר המשתתפים והדוברים המוכנים לשתף את עמיתיהם בהתפתחויות המדעיות ובתוצאות המחקר שלהם. שאל את המשתתפים אם הם צריכים להזמין חדר במלון ולהזמין מקום.
שלב 4
הסכים עם בית הדפוס לפרסם את תקצירי הדוחות בחוברת נפרדת ובמידת הצורך להורות לתכנית האירוע להפיץ למשתתפים, תגים עם שמם, ראשי התיבות ושם הארגון.
שלב 5
בהתאם למספר המשתתפים, קבעו כמה מקום אתם זקוקים, ושכרו חדר מיוחד המאובזר לקיום אירועים מסוג זה. חשוב על איזה ציוד יהיה צורך להצטייד בנוסף, בדוק את הזמינות של מספר שקעי המחשב הנדרשים, מסכי הקרנה וכו '. שקול את פעולת המזנון, שם משתתפי המפגש יכולים לשתות כוס קפה ונשנוש בהפסקות..
שלב 6
חשוב על תוכנית הכנס, אם יש צורך לחלק אותה לחלקים. שקול היכן ניתן לקיים קטעים כאלה. שקול את הנאומים של אורחי הכנס, המארגנים והמשתתפים בתכנית. הזמינו נייר מכתבים למשתתפי הכנס - תגים, פנקסים ועטים הם סטנדרטיים.
שלב 7
צור חבילות של מסמכים, חומרי קידום מכירות ונייר מכתבים שיועברו למשתתפי הכנס יחד עם תגים.
