חיינו הפעילים החברתיים והעסקיים קשורים לעיתים קרובות להשתתפות בפגישות מסוגים שונים - בין אם זה אסיפת בעלי מניות, אסיפה כללית של חברי קואופרטיב, HOA או כל ישיבות ציבוריות אחרות. תפקידם של פגישות כאלה הוא לפתור ולתעד סוגיות חיוניות המתייחסות לפעילותם של ארגונים ציבוריים או גופים משפטיים. שיקוף נכון במסמכי ההחלטות שהתקבלו בפגישה מאשש את הלגיטימיות שלהם והוא מסמך משפטי.
הוראות
שלב 1
על מנת לערוך את פרוטוקול הפגישה, השתמש בגיליונות נייר כתיבה רגילים של A4. על כותרת הפרוטוקול להכיל את כותרת המסמך וחלק מבוא המשקף את הסיבה שבגינה התקיימה אסיפת האזרחים או בעלי המניות.
שלב 2
תחת הכותרת, ציין את תאריך הפגישה ואת הכתובת בה התקיימה, כמו גם את מספר הנוכחים. אם הנוכחים סימנו את השתתפותם בהתאם לדף הרישום, הדבר חייב לבוא לידי ביטוי גם בפרוטוקול. שיקף את צורת הפגישה: על ידי סקר מקדים, על פי הזמנה פרטית עם נוכחות אישית, או באמצעות צורת השתתפות משולבת.
שלב 3
ציין את שמות המשפחה, שמותיהם והפטרונות של היו ר והמזכיר שנבחרו על ידי האסיפה, שיקפו את מספר הקולות שהועמדו בעד, נגד ונמנעו ממועמדותם.
שלב 4
תאר את רשימת הנושאים העומדים על הפרק, החל מהנושאים הדוחקים ביותר, ספר אותם ורשומות של נאומים, דיונים והצבעה לכל נושא, התחל במספרו. בהקלטת הנאומים יש צורך לציין רק את המהות העיקרית של הדוח המוצג. יש לומר זאת בתמציתיות, אך בצורה שאינה שוללת עמימות. במידת הצורך ניתן לצרף את טקסט הנאום לפרוטוקול. כל ההערות וההערות הקשורות למהות הנאום צריכות להופיע עם ציון השמות.
שלב 5
השיא של כל גיליון חייב להסתיים בהחלטה המתקבלת עם ציון תוצאות ההצבעה. לאחר טקסט הדיון בכל הנושאים שעל סדר היום, ציין כי ההחלטה הכללית של האסיפה הוכרזה כסגורה.
שלב 6
חתמו על הפרוטוקול על ידי היו"ר ומזכיר האסיפה, והגישו אותם לארגונכם או ליו"ר.
