בעת יצירת קשר עם כמה ארגונים משתמשים באותיות מהטופס שהוקם. במקרים כאלה, תבניות מכתבים מונפקות על פי דרישה. אם אין צורה מפותחת, המכתב נערך בכל צורה שהיא, תוך התחשבות בכמה מהניואנסים.
הוראות
שלב 1
צור ראש מכתב.
אתה יכול לציין את המידע הבא - המיקום והשם של הנמען, המיקום ושם השולח, ארגון השולח ומספר הטלפון ליצירת קשר של השולח. אם השולח נמצא בעיר אחרת, תוכל לציין את כתובת הדואר המלאה. הכותרת ממוקמת בדרך כלל בצד ימין של הדף.
שלב 2
ציין את מהות המכתב וספק הערות נחוצות.
נסו לנסח את הרעיון המרכזי בשניים-שלושה משפטים. ואז הגיבו עליו וכתבו בפירוט רב יותר, במידת הצורך. במכתבים עסקיים רצוי להציב עובדות, נתונים, ללא כל רגשות. מכתבים עם מגע אישי צריכים לשקף חוויות אישיות.
שלב 3
הזן את התאריך וחתום על המכתב.
במידת הצורך, הסביר את סמכותך שעל בסיסה נכתב המכתב. בסיס כזה עשוי להיות ייפוי כוח.
שלב 4
הצב גרפי הסבר, טבלאות, דמויות על דף נפרד.
אל תצפה מהמוען לבקש מידע נוסף. יתכן שלא תהיה לך הזדמנות שנייה לשאול שאלה חשובה. לכן, בצורה תמציתית, תן את כל הניואנסים הדרושים.
שלב 5
לפני השליחה, הקפד לקרוא את הדוא ל בקול רם כדי שמישהו יוכל להאזין לו. שאל את העוזר כיצד הבין את מהות המכתב. אם דבריו אינם עולים בקנה אחד עם מטרת המסר שלך, הגיוני לנסח את המכתב בצורה שונה, מכיוון שהנמען אולי גם לא מבין את הדבר החשוב ביותר מנקודת מבטך.
